Cuánto tiempo conservar la contabilidad: cinco años fiscales y diez mercantiles

La regla fiscal: cinco años, pero no siempre desde la misma fecha

La contabilidad y la documentación deben conservarse durante un plazo de cinco años, contado a partir de la fecha en la que se presentaron o debieron haberse presentado las declaraciones con ellas relacionadas. Hay tres casos en que el plazo arranca más tarde:

• Actos cuyos efectos fiscales se prolongan en el tiempo: el plazo comienza cuando se presenta la declaración del último ejercicio en que se produjeron esos efectos.
• Conceptos sobre los que se promovió un recurso o un juicio: el plazo se cuenta desde que queda firme la resolución que les pone fin.
• Pérdidas fiscales, préstamos y movimientos de capital: si la autoridad revisa un ejercicio en que se usan, puede pedir la documentación de origen, independientemente del ejercicio en que se hayan generado.

Lo que no se tira nunca

Las actas constitutivas, las actas de aumento o disminución de capital, de fusión o de escisión, las constancias de dividendos y las declaraciones de pagos provisionales y del ejercicio se conservan por todo el tiempo en el que subsista la sociedad o el contrato de que se trate.

La regla mercantil: diez años

El Código de Comercio obliga a todo comerciante a conservar los libros, registros y documentos de su negocio por un plazo mínimo de diez años, y lo mismo los comprobantes originales de sus operaciones y los documentos en que consten contratos, convenios o compromisos. En la práctica, para una sociedad mercantil manda el plazo más largo.

Nómina y expedientes laborales

• Ante el IMSS, las nóminas y listas de raya se conservan durante los cinco años siguientes al de su fecha.
• Para un juicio laboral, el patrón debe conservar los contratos individuales mientras dure la relación de trabajo y hasta un año después.
• Las nóminas, controles de asistencia y comprobantes de pago de utilidades, vacaciones y aguinaldo, durante el último año y un año después de que termine la relación laboral.

Qué pasa si no se conserva

No conservar la contabilidad a disposición de las autoridades por el plazo legal es una infracción; el texto consultado la sanciona con multa de $1,190.00 a $15,600.00. El efecto más serio es otro: frente a una revisión, lo que no se puede documentar no se puede deducir ni defender.