Contabilidad electrónica: qué la integra y qué se envía cada mes al SAT

Qué dice el artículo 28

Que la contabilidad se integra por los libros, sistemas y registros contables, papeles de trabajo, estados de cuenta, cuentas especiales, libros y registros sociales, control de inventarios y método de valuación, además de la documentación comprobatoria de los asientos y de toda la que acredite ingresos y deducciones.

Los registros o asientos se llevan en medios electrónicos, y la documentación que los soporta debe estar disponible en el domicilio fiscal. Además, la información contable se ingresa de forma mensual a través de la página de Internet del SAT, conforme a las reglas de carácter general.

Qué exige la ley mercantil

El Código de Comercio pide a todo comerciante un sistema de contabilidad adecuado que permita identificar cada operación y conectarla con su comprobante original, y seguir la huella desde la operación individual hasta las cifras finales de las cuentas, y viceversa. Es la misma prueba que aplica un auditor: que cada número se pueda rastrear.

Las multas, según el texto consultado

• No llevar contabilidad: de $1,960.00 a $19,530.00.
• No ingresar la información contable en la página del SAT, hacerlo fuera de plazo o con archivos que no se puedan leer: de $7,110.00 a $21,310.00.
• Registrar gastos inexistentes: de un 55% a un 75% del monto de cada registro.

Los importes en pesos se actualizan periódicamente; antes de usarlos en un caso concreto se verifica el monto vigente. Las infracciones del artículo 83, como no llevar contabilidad o registrar gastos inexistentes, se sancionan cuando se descubren en el ejercicio de facultades de comprobación.

El costo que no está en la tabla de multas

Cuando el contribuyente no lleva contabilidad o no la conserva, el plazo que tiene la autoridad para determinar contribuciones omitidas deja de ser el general y será de diez años. Una contabilidad incompleta alarga el tiempo durante el que te pueden revisar.

Cómo se ve una contabilidad en orden

• Cada póliza con su comprobante fiscal y su forma de pago.
• Conciliaciones bancarias mensuales.
• Inventarios y activos fijos con su control.
• Envíos mensuales con acuse.
• Papeles de trabajo de cada declaración, guardados junto con ella.