Qué documentos reunir si llega un requerimiento del SAT

Primero: leer el requerimiento completo

• Qué autoridad lo emite y con qué facultad: visita, revisión de gabinete, revisión electrónica, devolución.
• Qué ejercicio y qué contribuciones abarca.
• La fecha en que se notificó y cuándo surtió efectos; desde ahí corre el plazo.
• Si llegó por buzón tributario: el aviso electrónico debe consultarse dentro de los tres días siguientes.

Los plazos, sujetos a la revisión de cada asunto

• De inmediato: los libros y registros que formen parte de la contabilidad, cuando se soliciten en el curso de una visita.
• Seis días: los documentos que debas tener en tu poder y te soliciten durante el desarrollo de una visita.
• Quince días: en los demás casos.
• Diez días más: ampliación que puede otorgar la autoridad cuando se trate de informes cuyo contenido sea difícil de proporcionar o de difícil obtención.

Lista de documentos base

• Acta constitutiva, poderes del representante legal y constancia de situación fiscal.
• Declaraciones anuales, pagos provisionales y declaraciones informativas del periodo revisado, con sus acuses.
• Balanzas de comprobación, auxiliares y pólizas con su documentación comprobatoria.
• Estados de cuenta bancarios de todas las cuentas, con sus conciliaciones.
• Comprobantes fiscales emitidos y recibidos, y sus complementos de pago.
• Contratos, pedidos, entregables y evidencia de que cada operación se realizó.
• Papeles de trabajo de cada cálculo: depreciaciones, ajuste por inflación, coeficiente de utilidad.
• Nóminas, pagos de cuotas de seguridad social y retenciones enteradas.

Si piden pérdidas, préstamos o capital

Cuando la autoridad revisa un ejercicio en que se disminuyen pérdidas fiscales, se pagan dividendos, se reduce capital o se reciben préstamos, puede pedir la documentación que acredite el origen y procedencia de la pérdida, la documentación comprobatoria del préstamo o el soporte de la cuenta de utilidad fiscal neta y de la cuenta de capital de aportación, aunque se hayan originado en ejercicios anteriores.

Cómo entregar

• Un escrito que relacione cada documento con el punto del requerimiento que atiende.
• Índice y numeración: lo que no se encuentra no se valora.
• Acuse de todo lo entregado, con fecha.
• Si la contabilidad se lleva en medios electrónicos, los archivos electrónicos también se entregan.

Durante una visita

Los visitadores pueden sacar copias de la contabilidad para certificarlas y anexarlas a las actas, pero en ningún caso las autoridades fiscales podrán recoger la contabilidad del visitado. Si después emiten un oficio de observaciones en una revisión de gabinete, se abre un plazo de veinte días para desvirtuarlo.